Organiser un déménagement d'entreprise peut être une tâche complexe et stressante. Cependant, avec une planification minutieuse et une gestion efficace, vous pouvez minimiser les perturbations pour votre entreprise et assurer une transition en douceur vers votre nouveau lieu de travail. Ce guide pratique vous donnera des conseils étape par étape pour organiser votre déménagement d'entreprise, en vous aidant à respecter les délais et en vous fournissant une check-list des tâches à effectuer.
Avant de commencer votre recherche de locaux, vous devez définir vos critères de recherche en fonction des besoins de votre entreprise. Vous devez tenir compte des facteurs suivants :
En fonction de vos critères de recherche de locaux, vous devez respecter les délais suivants :
Une fois que vous avez défini vos critères de recherche de locaux, vous devez concevoir votre cahier des charges. Celui-ci doit inclure les éléments suivants :
Vous devez commencer à rechercher vos prestataires pour le déménagement, les travaux et les équipements. Vous pouvez demander des devis auprès de plusieurs prestataires pour comparer les prix et les services proposés.
Quelques exemples de prestations à étudier lors d'un déménagement :
Chez Isofis, nos partenaires nous accompagnent pour équiper au mieux vos bureaux. N'hésitez pas à nous solliciter.
Avant de signer vos contrats, vous devez valider les conditions de sortie et de restitution des locaux. Assurez-vous de bien comprendre les termes du contrat et de vérifier que toutes les clauses sont satisfaisantes avant de signer. Il n'est pas rare de devoir rendre vos locaux dans le même état qu'à l'état des lieux d'entrée. C'est le moment également de résilier les anciens contrats que vous ne reconduirez pas.
Lancez vos démarches administratives en amont pour éviter les retards. Validez vos contrats de fibres ou de téléphonie, et pensez à lancer vos démarches administratives que vous soyez dans des locaux de bureaux régis par le Code du travail ou dans des établissements recevant du public. Si vous êtes dans un IGH (immeuble de grande hauteur) ou que vous réalisez un changement de destination (ERP), commencez vos démarches le plus tôt possible. Nous vous suggérons de vous faire accompagner pour déposer votre dossier en Mairie ou à la préfecture.
Nos équipes sont formées aux normes en vigueur et à la constitution des dossiers.
Un mois avant le déménagement, il est temps de faire le tri. Débarrassez-vous des objets inutiles et des documents obsolètes pour ne pas encombrer vos nouveaux locaux.
Profitez en dématérialiser ce qui peut l'être, vous gagnerez en productivité et en espace de stockage.
Assurez-vous que les lignes téléphoniques et internet sont bien raccordées avant le déménagement.
Préparez les changements d'adresse pour tous vos partenaires et fournisseurs. Vous avez l'obligation de modifier les statuts de votre société et de publier une annonce au journal d'annonces légales.
Le jour J, facilitez le transfert de vos affaires en faisant appel à un déménageur professionnel qui pourra vous aider à transporter vos biens en toute sécurité.
Une fois que vous avez emménagé dans vos nouveaux locaux, il est temps de célébrer ! Organisez une petite fête avec vos salariés pour célébrer ce nouveau chapitre de votre entreprise. C'est également une occasion de remercier toutes les personnes qui ont contribué au succès de votre déménagement, y compris vos prestataires, vos partenaires et vos fournisseurs.
Organiser un déménagement d'entreprise peut sembler complexe, mais avec une planification minutieuse et une gestion efficace, vous pouvez minimiser les perturbations pour votre entreprise et assurer une transition en douceur vers votre nouveau lieu de travail. Ce guide pratique vous donne des conseils étape par étape pour organiser votre déménagement d'entreprise, en vous aidant à respecter les délais et en vous fournissant une check-list des tâches à effectuer. Vous pouvez également solliciter nos équipes pour vous accompagner dans ce projet.
