Lorsque vous êtes en pleine recherche de locaux pour votre entreprise, il est crucial de poser les bonnes questions avant de signer un bail. Voici quelques-unes des interrogations les plus pertinentes à garder à l'esprit :
Avant de commencer votre recherche de locaux, vous avez probablement déjà une idée du budget que vous êtes prêt à allouer. Cependant, il est important de prendre en compte les coûts supplémentaires pour respecter votre budget initial. Il est essentiel de comprendre que le loyer de vos bureaux n'est pas le seul coût à prendre en compte. Il y a aussi les charges locatives, les taxes, les frais d'entretien et de réparation, et parfois même les frais de services supplémentaires.
Il est essentiel de comprendre ce qui est inclus dans le loyer de vos bureaux. Par exemple, certains services comme l'internet, le nettoyage et la gestion du courrier peuvent être inclus dans un contrat de services, mais pas dans un bail commercial. Assurez-vous de savoir exactement ce que vous payez et ce qui est inclus dans votre loyer mensuel. Il est également important de vérifier si le loyer inclut l'accès à des espaces communs comme une salle de réunion, une cuisine ou un espace de repos.
Y a-t-il des frais supplémentaires que vous devrez payer chaque mois qui ne sont pas couverts par le loyer ? Cette question est cruciale lors de la location de bureaux car les frais "cachés" peuvent rapidement s'accumuler. Assurez-vous donc de prendre en compte tous les coûts avant de signer le contrat. Par exemple, certains baux peuvent inclure des frais pour l'utilisation de l'électricité, de l'eau ou d'autres services publics.
Dans la plupart des cas, la répartition des travaux entre le locataire et le propriétaire est précisée dans le contrat. Les coûts induits par ces travaux d'entretien peuvent être conséquents et doivent être nécessairement anticipés. Avant de signer, assurez-vous donc de savoir ce qui est à votre charge et ce qui ne l'est pas afin d'éviter les mauvaises surprises. Par exemple, le locataire est généralement responsable de l'entretien courant du local, tandis que le propriétaire est responsable des réparations majeures.
Ce qui vous semble aujourd'hui être une bonne affaire peut ne plus l'être à l'avenir. Il peut arriver que le prix de votre loyer augmente au fil des années. Lorsque cette augmentation est contractualisée, on parle de clause d'indexation du loyer de vos bureaux. Cette clause permet au propriétaire et au locataire de s'accorder sur la révision du loyer. Elle va donc déterminer quand et comment le loyer peut augmenter. Il est donc essentiel de comprendre comment cette clause fonctionne et comment elle pourrait affecter votre budget à long terme.
Si vous louez un bureau dans un espace de coworking ou un bureau indépendant avec des services, vous pouvez avoir accès à des services supplémentaires. Cela peut inclure des installations comme la réception, des parkings, un système de sécurité, internet, etc. Il peut aussi y avoir des équipements comme des cabines téléphoniques et des espaces partagés tels que des salles de conférences, des cafétérias, etc. Les prix des bureaux peuvent donc varier en fonction des services proposés. Il est donc important de bien comprendre quels services et équipements sont inclus dans votre loyer et lesquels pourraient entraîner des coûts supplémentaires.
Y a-t-il un parking pour les vélos ou les voitures dans le bâtiment ? Quel en est le coût ? Qu'en est-il du stationnement pour les clients ? Le stationnement peut être un facteur déterminant lors de la location d'un bureau. Il est donc important de vérifier s'il y a possibilité d'avoir un parking si vous en avez besoin et si cela rentre dans votre budget. De plus, le stationnement peut être un avantage pour vos employés et vos clients, il est donc important de prendre en compte cet aspect lors de la recherche de locaux.
Est-ce que l'entreprise voisine va faire du bruit dans l'immeuble lorsque vous serez en réunion avec un client important ? La clientèle de vos voisins sera-t-elle rebutante pour vos clients ? Que se passe-t-il si l'un de vos concurrents souhaite emménager dans l'immeuble ? Vous pouvez négocier ces points avec votre propriétaire avant de signer votre bail si vous pensez que c'est nécessaire pour votre entreprise. Il est également important de considérer l'ambiance générale de l'immeuble et si elle correspond à la culture de votre entreprise.
Quelle est la durée du bail ?
En fonction du type de contrat que vous choisirez (bail commercial, bail dérogatoire, contrat de prestation de services, coworking) les conditions de durée seront différentes. Pour le bail commercial, il est établi par défaut sur des contrats de minimum 3 ans pour le locataire (bail 3/6/9 ans) Le bailleur est engagé pendant 9 ans mais le locataire a la faculté de résilier son bail tous les 3 ans s'il le souhaite (sauf dispositions contraires). Pour les autres types de location, la durée est plus flexible et doit être négociée avant la signature du contrat.
À la fin de votre bail, sauf indication contraire, votre propriétaire n’a aucune obligation de vous offrir le même bureau ou le même prix de location. Si vous souhaitez rester à la fin de votre bail, vous pourriez vous retrouver confronté à une augmentation du loyer pour correspondre aux taux du marché. Vérifiez si une option de renouvellement est prévue dans le bail commercial et si ce n’est pas le cas, envisagez d’en négocier une avant de signer.
Le marché de la sous-location de bureaux s’est considérablement développé. En France, le phénomène se développe de plus en plus, notamment via l’émergence des start-up et le besoin de flexibilité des entreprises. Cependant, la sous-location de bureaux n'est pas toujours simple. Elle implique de nombreux principes à respecter afin d’éviter de nombreux litiges avec votre bailleur et/ou votre sous-locataire. Il est donc important de bien comprendre les conditions de sous-location avant de vous engager dans cette voie.
En conclusion, la recherche de locaux peut être un processus complexe, mais avec les bonnes questions en tête, vous pouvez vous assurer de trouver le bureau idéal pour votre entreprise. Il est important de prendre le temps de bien comprendre tous les aspects du bail et de négocier les conditions qui vous conviennent le mieux. N'oubliez pas que le choix de vos bureaux peut avoir un impact significatif sur le succès de votre entreprise, il est donc crucial de faire le bon choix.
Si vous avez trouvé le local parfait pour votre entreprise, la prochaine étape est de l'aménager pour qu'il réponde à vos besoins et à ceux de vos employés. En tant qu'experts en aménagement de bureaux, nous sommes là pour vous aider à créer un espace de travail qui favorise la productivité, l'engagement et le bien-être. Nous travaillons également avec des partenaires pour la recherche de locaux, ce qui nous permet de vous offrir une solution complète pour votre projet de bureau. Contactez-nous dès aujourd'hui pour discuter de vos besoins et commencer à planifier votre nouvel espace de travail.
