La montée en puissance du Flex office

La montée en puissance du Flex office : avantages et inconvénients

Le télétravail se développe et le taux d’occupation des postes a chuté. Le bureau devient accessoire alors que l’immobilier d’entreprise reste cher. Partant de ce constat, de plus en plus d’organisations adoptent un nouveau mode de travail et d’aménagement de leur espace : le Flex office. Il répond à un besoin stratégique de l’entreprise et à celui des collaborateurs. Comment fonctionne-t-il ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ?

C’est quoi le Flex office ?

Le Flex office, ou bureau flexible, est un concept émergent en France. Il consiste à abolir les frontières du bureau attitré en aménageant plusieurs espaces à partager (détente, réunion, isolement, etc.). De ce fait, chaque matin, le salarié s’installe là où il le désire avec son ordinateur portable et son smartphone. Les équipes disposent d'un espace de travail agréable et optimisé. Basé sur un mode de management fondé sur la confiance, le Flex office répond au besoin d’autonomie des équipes et à leur désir d’un travail plus collaboratif.

Il existe deux possibilités d’aménagement :

• le semi-flex dans lequel des zones sont dédiées à des équipes avec des pôles de bureaux de 8 à 10 postes non attribués ;

• le 100 % flex qui est un espace complètement ouvert à l’ensemble des collaborateurs.

Déjà populaire chez nos amis britanniques, ce mode de travail et d’aménagement des bureaux fait chez nous de plus en plus d’émules, à l’instar d’Engie, Adidas, L’Oréal, Bouygues ou encore BNP Paribas.

Selon le baromètre Opinion Way, le Flex office concerne déjà plus d'un tiers des salariés français du tertiaire.

Le regard de l’expert

« Le Flex office apporte des solutions pertinentes à vos besoins en matière de stratégie immobilière, d'innovations, d'utilisation de l'espace et de management. L'aménagement de l'espace de travail est pensé pour être au service des collaborateurs. Il n'est plus la traduction d'une organisation pyramidale de l'entreprise. Un espace Flex réussi apporte une solution à chaque besoin : se réunir, collaborer, se concentrer, échanger... »  Gaëtan Pellequer – Responsable pôle Workplace chez Isofis

Les avantages du Flex office

Côté entreprise :

• Il diminue le nombre et la surface moyenne des postes de travail. Chaque m² utile est valorisé, ce qui permet de réduire les charges fixes de l’entreprise, voire sa surface d’occupation. Sachant que le coût moyen d’un poste de travail est de 13 566 € (764 €/m²), l’opération peut s’avérer significative en termes d’économies.

• Les surfaces étant optimisées, il est possible de concevoir plus d’espaces communs, d’échanges, de détente… Ils renforcent l'attractivité de l'entreprise, son image de marque. La fidélisation des salariés s'affirme et le recrutement des talents est facilité.

Côté collaborateur :

• La mobilité, l'autonomie et l'échange entre collègues sont sources de bien-être, de créativité, de motivation et de productivité des équipes.

• La cohésion de groupe progresse ainsi que la culture de l’entreprise. ·L’envie de se lever le matin pour venir au bureau prend tout son sens !

Les inconvénients du Flex office

• Certains collaborateurs apprécient d'avoir un bureau personnel. Pour contrebalancer l'utilisation mutualisée des postes, les espaces de travail doivent être particulièrement soignés. Ils donnent envie de s'y installer.

• Des métiers administratifs tels que comptable ou secrétaire peuvent adopter ce mode de travail à condition d’adapter leurs processus ou de s’équiper d’une imprimante. Ils utilisent beaucoup de papiers et ont souvent besoin de rangements à proximité.

• Les collaborateurs peuvent être stressés par la recherche d'un poste de travail confortable et bien placé. Afin d'éviter cela, un outil de réservation d'espace de travail ainsi que la définition de règles en amont sont indispensables. Il faut aussi prévoir un nombre suffisant de postes.
  
• Il est possible pour certains salariés de se sentir isolés s’ils se retrouvent installés loin de leur équipe trop longtemps.

Combiné au télétravail, le Flex office permet d’organiser les rotations de postes et d’apporter des solutions techniques pour optimiser l'espace. Pour que la transition vers ce mode de travail soit bien mise en œuvre et acceptée par les équipes, une réflexion préalable et un accompagnement personnalisé sont indispensables. Formation des managers, co-construction du projet avec l’ensemble du personnel, intégration de nouveaux outils, etc. Un Flex office sur mesure permet d’éviter de nombreux inconvénients.