Les espaces de travail flexibles, ou Flex office sont en plein boom depuis ces dernières années. De la startup en passant par la grande entreprise, de nombreuses organisations se sont tournées vers ce nouveau modèle. Il leur offre une grande souplesse et répond aux besoins de mobilité des collaborateurs toujours plus nomades. Mais pour que ces espaces de travail proposent tout le confort et correspondent aux attentes de chacun à tous moments, ils doivent être organisés. Des outils de gestion intelligents existent.
Les espaces de travail flexibles, ou Flex office, sont de plus en plus plébiscités par les salariés. Cette nouvelle organisation qui implique un aménagement des locaux, mais aussi un changement de mode de travail séduit pour de nombreuses raisons.
· Du côté des équipes, il permet plus de mobilité, d’échange entre les collègues
et est facteur de motivation, de créativité et de productivité.
· Du côté des entreprises, il répond à une problématique qui s’est accentuée depuis la crise sanitaire : la faible occupation des espaces existants et le besoin croissant de petits espaces de collaboration. On estime que 37 % des bureaux et 44 % des salles de réunions ne sont pas occupés. Ces dernières sont souvent réservées, mais non utilisées alors que les réunions virtuelles sont en plein développement. De plus, en dehors de réunions plénières, la présence moyenne dans ces salles est généralement de 4 personnes.
La mise en place de ces nouveaux usages et parcours au sein de l’espace de travail d’une entreprise soulève des questions :
· Pour l’employeur, il est important de savoir si les locaux proposent suffisamment d’espaces de collaboration, si tous sont utilisés et pourquoi.
· Les équipes, elles, ont besoin de connaitre la disponibilité des salles de réunion au moment désiré, combien de temps le sont-elles, si les réservations sont possibles…
Si vous souhaitez optimiser l’organisation de vos espaces de travail partagés au quotidien, et tout particulièrement vos salles de réunion, vous pouvez vous tourner vers un outil de gestion des pièces.
L’outil ROOMZ s’installe rapidement et peut être déplacé facilement si vous le désirez. Sans fil et fonctionnant en Wifi, il peut être associé à un capteur de mouvement optionnel.
L’écran sans fil et alimenté par batterie affiche les réservations tandis que le capteur de mouvement est utilisé pour libérer la pièce si elle n’est pas occupée malgré une réservation. Le système se relie à votre logiciel de réservation existant.
L’organisation et l’optimisation des espaces de travail des entreprises sont devenues complexes. Les managers doivent prendre désormais en compte le télétravail, le coworking, le Flex office, et la multiplication de nouveaux types d’espaces partagés.
Afin de répondre aux nouveaux usages et de combiner les différents espaces, il est nécessaire d’installer un système intelligent d’attribution et de réservation des espaces de travail. Grâce à lui, l’entreprise parvient à mieux gérer les taux d’occupation de ses locaux, et les employés ont la garantie de disposer d’un poste de travail à leur arrivée.
L’application web myROOMZ a été développée par ROOMZ. Elle permet aux collaborateurs de rechercher rapidement et simplement les espaces de travail disponibles dans leur entreprise, mais également de réserver un bureau depuis leur domicile dans le cadre de la gestion du Flex-Office.
L’outil est très facile à prendre en main et à utiliser avec son système d’authentification unique (Single Sign-On). Il présente de nombreuses fonctionnalités :
Le regard de l’expert
«Gérer efficacement les espaces de travail est aujourd’hui un impératif. ROOMZ propose des outils simples, évolutifs et performants pour optimiser l’utilisation de vos locaux et vous accompagner dans les nouvelles façons de travailler. »
Benjamin Hedouin – Sales Manager France (ROOMZ)
